Geschafft! DPD Group stellt in Rekordzeit in fünf Ländern die komplette operative Scanlösung um.
Die Herausforderung
Im Frühjahr dieses Jahres erhielt die AMETRAS vision GmbH von den DPD Landesgesellschaften in Tschechien, der Slowakei, Belgien, Kroatien und Slowenien den Auftrag zur Einführung eines neuen Scansystems inklusive Scanserver. Grund: Für alle DPD-Business Units außerhalb Deutschlands wird die bisher eingesetzte Scanlösung nicht mehr weiterententwickelt und auch die Betreuung läuft aus. Somit war Ersatz
dringend gefordert – zumal die Umstellung in allen Standorten noch vor der Peak Season abgeschlossen sein sollte. Ein anspruchsvolles Ziel, in fünf Organisationen gleichzeitig ein
vollumfänglich funktionsfähiges System innerhalb von nur sechs Monaten zu realisieren!
AMETRAS Mitarbeiter bei der Qualistätsinspektion des APF scan+ Arbeitsplatzes
Die Vorgehensweise
Ausgangspunkt war jeweils ein Anforderungsworkshop mit jeder der fünf DPD Landesgesellschaften sowie die Zusammenstellung eines dreisprachigen Teams innerhalb der AMETRAS vision. Für jede Business Unit wurde darüber hinaus ein Projektmanager für die Koordination und Abstimmung aller Belange und Anforderungen direkt mit den Projektmanagement-Kollegen auf Kundenseite benannt.
Nicht nur die Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation und präzise Vorbereitung, auch- oder ganz besonders- die professionelle Mitarbeit der DPD Landesorganisationen ermögliche ein reibungsloses Projektmanagement während der einzelnen Schritte der Umsetzungsphase:
- Teilweise war die Beschaffung neuer PC's und Zebradrucker notwendig
- Auch neue Waagen und Scanner wurden, wo nötig, noch bereitgestellt
- Die Installation der Scan-Arbeitsplätze vor Ort erfolgte pro Land in ein oder zwei Depots gemeinsam mit den Spezialisten von AMETRAS
- Dadurch waren die DPD Mitarbeiter bestens in der Lage, Die Installation und Ausrollung in den weiteren Depots selbst vorzunehmen
- Remote Support durch das AMETRAS Team stand selbstverständlich 24/7 zur Verfügung
Kommunikationsfluss
Über das AMETRAS-Ticketingsystem wurden Anfragen nach neuen Features, wie beispielsweise neue Workflows, erfasst und direkt zur Verifizierung an die entsprechenden Mitarbeiter übermittelt. Zu jeder Zeit waren somit alle wichtigen Informationen transparent an einem zentralen Ort für die Beteiligten sofort einsehbar und unnötiger E-Mail-Verkehr konnte vermieden werden.
In regelmäßigen Online-Meetings wurden die Arbeitsergebnisse besprochen sowie offene Fragen geklärt. Änderungen wurden sofort im Ticketingsystem protokolliert. Schnell wurde deutlich: Durch ihre langjährige Projekterfahrung mit der DPD Group kennen sich die AMETRAS Mitarbeiter bestens in allen relevanten Prozessen aus und sprechen dadurch sozusagen die gleiche Sprache – ein besonderer Vorteil während des gesamten Projektablaufs.
"Eine Topleistung - unter Anbetracht der pandemiebedingten Sicherheitsmaßnahmen, die berücksichtigt werden mussten und der Paketmengen, die bereits im Frühjahr an Weihnachten erinnern. In beeindruckender Teamarbeit haben wir's dennoch geschafft!"
Ulrich Eberbach - Managing Director AMETRAS vision GmbH
Besondere Anforderungen
• Die Datenschnittstellen mit BUDaH, Aschaffenburg, Ignitix und weiteren Anwendungen konnten schnell implementiert und ausführlich getestet werden.
• Selbst ein kyrillisches System wurde zügig in hervorragender Gemeinschaftsarbeit umgesetzt.
Das Ergebnis
Im Oktober war es dann so weit: Go Live! In allen fünf Landesgesellschaften der DPDgroup wurde, im Zeitplan liegend, die vollumfängliche Scanlösung unter dem Produktnamen APf scan+ ausgerollt. Dank der hervorragenden Planung, der teamorientierten Zusammenarbeit und dem Engagement aller Beteiligten war die Einführung der neuen Scanlösung ein voller Erfolg.
Ausblick
Das Team der AMETRAS vision arbeitet bereit an einem Brexit Workflow- und, wie so oft, muss es schnell gehen. Schon Ende November soll dieser produktiv eingesetzt werden. Ob die AMETRAS auch dieses Ziel erreicht? Wir sagen "Ja!"
