PRINCE2 Projektmanagement

Bevor ein Projekt initiiert wird, muss sichergestellt werden, dass es sich um ein lohnendes Projekt handelt. Die Aktivitäten zum Vorbereiten eines Projekts finden vor dieser Entscheidung statt.

Als Ausgangsbasis müssen rationale Entscheidungen getroffen werden, Rollen besetzt und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.

Ziel:

• Initiierung des Projekts geschäftlich rechtfertigen
• Verantwortlichkeiten und Befugnisse vorbereiten
• Projektumfang definieren und bestätigen
• Projektlösungsansätze definieren und bewerten
• Projektmanagementrollen definieren
• Anfallende Arbeiten in dieser Phase planen
• Initiierung auf gesicherte Annahmen über Umfang, Zeitrahmen, Projektabnahmekriterien und Einschränkungen basierend planen

Um ein Projekt erfolgreich zu lenken, wird der Lenkungsausschuss in die Lage versetzt, seiner Verantwortung für den Projekterfolg nachzukommen.

Der Lenkungsausschuss fällt wichtige Entscheidungen und agiert als oberste Kontrollinstanz. Die Abwicklung des Tagesgeschäfts überlässt er allerdings dem Projektmanager.

Ziel:

• Befugnis für die Initiierung des Projekts ist vorhanden
• Befugnis für die Lieferung der Projektprodukte ist vorhanden
• Projekt wird während seiner gesamten Laufzeit gelenkt und überwacht
• Wirtschaftlichkeit bleibt gewährleistet
• Schnittstelle zum Unternehmens-, bzw. Programmmanagement oder zum Kunden ist vorhanden
• Pläne für die Realisierung des angestrebten Nutzens werden gemanagt und geprüft

Diese Phase soll eine solide Grundlage für das Projekt schaffen. Dazu soll der Organisation ein klares Bild davon vermittelt werden, was mit den geplanten Arbeiten zur Lieferung des Projektprodukts verbunden ist, bevor größere finanzielle Mittel zugesagt werden.

Ziel:

• Gründe für das Projekt, der erwartete Nutzen und die damit verbundenen Risiken sind allen Beteiligten klar
• Umfang der durchzuführenden Arbeiten sind bekannt
• Wie und wann Projektprodukte geliefert werden und welche Kosten entstehen ist bekannt
• Wer an der Entscheidungsfindung im Projekt beteiligt ist, ist klar definiert
• Wie die geforderte Qualität erreicht wird ist bekannt
• Wie Vergleichswerte festgelegt und gesteuert werden ist klar kommuniziert
• Wie Risiken, Issues und Änderungen identifiziert, bewertet und gesteuert werden ist bekannt
• Wie der Projektfortschritt überwacht und gesteuert wird ist bekannt
• Wer wann welche Information in welchem Format benötigt ist definiert
• Wie die Methode an die Anforderung des Projekts angepasst wird ist kommuniziert

Über diesen Prozess soll der Projektmanager in der Lage sein, dem Lenkungsausschuss genügend Informationen zu liefern, um den Erfolg der aktuellen Managementphase zu prüfen, den nächsten Phasenplan freizugeben, den aktualisierten Projektplan zu prüfen und sich zu vergewissern, dass das Projekt weiterhin geschäftlich gerechtfertigt ist und die Risiken akzeptabel sind.

Ziel:

• Dem Lenkungsausschuss, den für den Phasenplan definierten Stand, bestätigen
• Den Phasenplan für die nächste Managementphase erstellen
• Die Projektleitdokumentation prüfen bzw. aktualisieren
• Dem Lenkungsausschuss, für die Bewertung der Erfolgsaussichten, wichtige Informationen liefern
• Informationen und Erfahrungen aufzeichnen
• Antrag auf Freigabe für den Start der nächsten Managementphase vorbereiten

Damit die Managementphase innerhalb der Toleranz bleibt, werden in diesem Prozess die anfallenden Arbeiten zugewiesen und überwacht, Issues bearbeitet, erzielte Fortschritte werden an den Lenkungsausschuss berichtet und ggf. werden Korrekturmaßnahmen eingeleitet.

Ziel:

• Arbeiten konzentrieren sich auf die Lieferung der Produkte
• Risiken und Issues sind unter Kontrolle
• Der Business Case wird wiederholt geprüft
• Vereinbarte Produkte werden unter Einhaltung von Qualität, Kosten und Zeit geliefert
• Projektmanagement-Team konzentriert sich auf die Lieferung innerhalb der festgelegten Toleranzen

Dieser Prozess steuert und kontrolliert die Beziehung zwischen dem Projektmanager und dem Teammanager. Hier werden die Anforderungen an Abnahme, Ausführung und Lieferung festgelegt.

Der Teammanager hat die Aufgabe Arbeiten zu koordinieren, die einen oder mehrere Bestandteile des Projektprodukts liefern. Die Rolle des Teammanagers können interne Mitarbeiter oder externe Ressourcen übernehmen.

Ziel:

• Arbeiten an Produkten werden ordnungsgemäß genehmigt und vereinbart
• Teammanager, Teammitgliedern und Lieferanten ist bewusst was hergestellt wird und welcher Arbeits-, Kosten- und Zeitaufwand veranschlagt wurde
• Geplante Produkte werden erwartungsgemäß innerhalb der Toleranzen geliefert
• Projektmanager erhält präzise Informationen über erzielten Fortschritt

Zweck dieser Phase ist es einen Punkt zu definieren, an dem die Abnahme des Projektprodukts bestätigt wird. Hierbei werden die in der ursprünglichen Projektleitdokumentation definierten Ziele (oder auch genehmigte Änderungen dieser Ziele) anerkannt und als erreicht angenommen.

Außerdem kann ein Projekt anerkannt werden mit welchem keine weiteren Ergebnisse mehr erzielt werden können.

Ziel:

• Benutzerabnahme des Projektprodukts verifiziert
• Sicherstellung darüber, dass Unternehmen bzw. Projektstandort in der Lage ist, die Unterstützung der Produkte zu übernehmen
• Leistung des Projekts durch Vergleich mit der Baseline überprüft
• Bereits realisierten Nutzen bewerten und Nutzenmanagement-Ansatz aktualisieren
• Folgeaktionen für alle offenen Issues und Risiko-Empfehlungen liegen vor