COMBINAŢIA POTRIVITĂ DINTRE HÂRTIE ȘI IT REDUCE COSTURILE INUTILE


De ani de zile branşa IT vehiculează ideea este doar o chestiune de timp până ca birourile să devină complet informatizate. Dar realitatea este alta: dosarul clasic de hârtie se menţine în companii din obişnuinţă. O alternativă realistă la biroul informatizat este biroul cu hârtie mai puţină.
Faptul că documentele sunt stocate de două și chiar de trei ori este perceput a fi destul de normal. Se pare că, în ciuda utilizării tot mai răspândite a IT, şi consumul de hârtie continuă să crească. Angajatul care doreşte să fie ordonat imprimă documentele de care dispune pe cale electronică și le depune în dosarul aferent procedurii respective. Aşa să arate munca eficientă a secolului 21? Cel târziu în acest punct şefii ar trebui să-şi pună nişte semne de întrebare, deoarece acest mod de lucru nu este numai incomod şi învechit, ci este, de asemenea, foarte costisitor.
În ultimele decenii, accentul a fost pus pe optimizarea și simplificarea proceselor de producție, în scopul de a spori competitivitatea lor. Această abordare a fost corectă și necesară în scopul de a face faţă concurenței din țările cu salarii mici. Acum este momentul de a a optimiza şi simplifica organizarea biroului și arhivarea documentelor. Dar, mai întâi, trebuie să depăşim barierele din propria noastră gândire: optimizarea proceselor de lucru în management nu pare necesară la prima vedere - la urma urmei, "lucrăm așa dintotdeauna". Cu un conceptul de organizare bine gândit, fiecare companie poate economisi resurse.
Dacă avem în vedere faptul că investiţia într-un sistem de management al documentelor calificat reprezintă doar o fracțiune din potențialul de economisire și, prin urmare, este amortizată în termen de câteva luni, nu putem să nu ne punem întrebarea, de ce birourile din Germania sunt încă organizate într-o mare măsură ca acum 20 de ani și nu se folosesc de logistica de birou actuală.